Lorsque vous choisissez d'ouvrir un motif à la prise de RDV en ligne, vous devez paramétrer des modalités de prises en charge vous permettant de maîtriser parfaitement la gestion de votre agenda. Cet article vous explique chacun des paramètres suivants
Prise en charge des nouveaux patients
Un nouveau patient est un patient qui n'apparaît pas dans votre listing patient Maddie. Ce paramètre vous permet de définir, en fonction du motif, le parcours de votre patient.e / client.e.
Vous avez le choix entre:
Peuvent prendre RDV en ligne
Sont invités à contacter le cabinet par téléphone
Doivent s'inscrire sur liste d'attente
Ne plus accepter de nouveaux patients
Par exemple, dans le cadre d'une première consultation, nous pouvons permettre aux nouveaux patients de prendre RDV en ligne ou de les orienter vers le formulaire de la liste d'attente.
Prise en charge des patients en cours
Un patient en cours est, par opposition, un patient déjà présent dans votre listing patient. De la même manière que précédemment, ce paramètre vous permet de définir, en fonction du motif, le parcours de votre patient.e / client.e
Vous avez le choix entre:
Peuvent prendre RDV en ligne
Sont invités à contacter le cabinet par téléphone
Doivent s'inscrire sur liste d'attente
Ne plus accepter de nouveaux patients
Par exemple, dans le cadre d'une consultation de suivi, nous pouvons permettre aux patients en cours de prendre RDV en ligne.
Nombre total de RDV autorisés pour ce motif par semaine, tous patients confondus
Par défaut, aucune restriction n'est programmée. Ce champ permet de limiter un nombre de RDV par motif sur une semaine.
Par exemple, si vous avez des créneaux disponibles, vous ne voulez peut être pas avoir 7 bilans la même semaine car cela limitera votre disponibilité les semaines suivantes. Vous pouvez donc bloquer le nombre de bilan à 2 ou 3 et les autres créneaux disponibles seront dédiés aux autres motifs.
Nombre de RDV autorisés pour ce motif par patient par semaine
Par défaut, aucune restriction n'est programmée. Ce champ permet de limiter un nombre de RDV par patient sur une semaine.
Par exemple, vous ne souhaitez pas qu'un patient prenne plus de deux RDV de suivi par semaine. Vous-même pourrez lui planifier plus de RDV si vous estimez que cela est nécessaire mais un blocage technique se fera lorsqu'il prendra lui-même RDV en ligne.
Ce motif sera ouvert à la prise de rdv en ligne à partir de
Ce champ vous permet de définir à partir de quand vous souhaitez proposer un premier créneau à votre patient. Souhaitez-vous qu'il voit le premier créneau disponible à partir de maintenant, ou de 24h ? Faites votre choix en fonction de votre organisation.
Ce paramètre peut également vous permettre de différer vos bilans par exemple. Vous souhaiter instaurer une période d'attente d'1 mois pour vos premiers RDV. En revanche, vos suivis pourront prendre RDV dès maintenant.
Dès que ce motif est ouvert à la prise de rdv, les patients pourront avoir accès à votre agenda pendant...
Il s'agit là des semaines filantes que vous souhaitez ouvrir en ligne à vos patients. Sur quelle période, vos patients peuvent-ils voir vos disponibilités ?
Les consignes avant et après la prise de RDV
Les consignes avant la prise de RDV sont affichées à votre patient et ce dernier doit accepter d'avoir pris connaissance de ces informations pour valider son RDV. Il s'agit donc d'élément décisif pour confirmer le RDV.
Par exemple, sur des consultations de pédiatrie, expliquez que ces séances sont réservées aux enfants de 0-18 ans.
Les consignes après la prise de RDV sont adressées par email au patient et intégrées dans l'email de rappel. C'est donc l'occasion de rappeler d'être ponctuel, les codes d'accès de votre cabinet, les documents à apporter, ...