Cet article vous décrit les différentes étapes pour activer la prise de RDV en ligne pour vos patient.e.s et réduire drastiquement les appels sans perdre le contrôle de votre temps et de votre agenda
Etape 1 : Indiquer les motifs que vous souhaitez rendre disponibles à la prise de RDV en ligne
A cette étape, je vous invite à:
Cliquer sur la roue crantée sur la gauche de votre agenda pour accéder aux paramètres puis de vous rendre au niveau de la section Motif de consultation
Pour chaque motif paramétré, vous pouvez choisir de proposer ce motif à la prise de RDV en ligne
Pour rendre ce motif disponible à la prise de RDV en ligne, veuillez sélectionnez Oui. Dans le cas contraire, veuillez sélectionnez Non
Veuillez répéter cette opération pour l'ensemble des motifs.
⚠️ A ce stade, les patient.e.s pourront voir les motifs proposés à la prise de RDV en ligne, mais aucun créneau ne sera encore disponible !
💡 Dès lors que vous choisissez de proposer un motif à la prise de RDV en ligne en sélectionnant Oui, vous devez cliquer sur Voir les paramétrages pour définir les règles de gestion de la prise de RDV spécifique à ce motif.
Etape 2: ... puis paramétrer à quel moment vos patient.e.s peuvent prendre RDV pour ses motifs.
A cette étape, nous allons définir nos plages d'ouverture en ligne.
Par exemple, si je pratique le pilates, mes cours sont fixes, le mercredi à 18h30. Sur ce créneau, seul le motif Pilates pourra être choisi par mes patient.e.s. Je ne pourrais pas assurer un bilan.
En revanche, le lundi matin, les patient.e.s pourront indifféremment venir pour un bilan ou une consultation de suivi.
Revenez sur votre agenda, et cliquez en haut à droite sur Gérer mes plages de prise de RDV en ligne
Cliquez sur les plages grises de l'agenda de prise de RDV en ligne là où vous souhaitez positionner une ouverture.
Complétez:
L'amplitude horaire de la plage souhaitée - 💡 vous pourrez ensuite positionner une absence par exemple, le midi pour ne pas avoir de patient.e.s pendant votre pause déjeuner
Définissez les motifs accessibles sur cette plage - décochez les motifs que vous ne souhaitez pas rendre disponible sur cette plage
Définissez la récurrence de cette ouverture
Une seule fois: la page concernée ne sera ouverte que le jour prévu
Toutes les semaines: vous permettra de reporter cette ouverture à d'autres jours de la semaine et à la poursuivre dans le futur. Par exemple, tous les lundis et jeudi de 08h30 à 18h30. Dans ce cas là, il conviendra de définir une date de fin de la récurrence d'ouverture.
Une semaine sur 2, 3, 4, 5... le fonctionnement est le même que pour toutes les semaines en respectant un intervalle régulier.
Si je reprends mon exemple du Pilates le mercredi à 18h30 👇
Si je reprends mon exemple du Pilates le mercredi à 18h30 👇
💡 Vous pouvez étendre vos plages déjà existantes en cliquant dessus et en prolongeant la date de fin.
Etape 3: Ouvrir / Fermer globalement la prise de RDV en ligne
Au-dessus de votre agenda de prise de RDV en ligne, vous avez un bouton permettant d'activer ou de désactiver la prise de RDV en ligne globalement. Cela vous permet de préparer puis de lancer la prise de RDV en ligne quand vous le souhaitez ou de fermer sur une période souhaitée la prise de RDV en ligne, sans supprimer tous vos paramétrages.
👉🏻 Veuillez noter que les plages fermées sont repérables visuellement par un cadenas en haut à droite de la plage.